Оформление документов по договору поставки товаров

Можно ли в договоре поставки товаров указать условие об оформлении и УПД, и счета-фактуры, и товарной накладной или лучше указать условие об оформлении УПД и товарно-транспортной накладной?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Стороны договора поставки вправе использовать либо УПД со статусом "1", либо товарную накладную и счет-фактуру. Однако необходимо выбрать один из указанных вариантов и закрепить такой порядок в договоре.

Если поставщик привлекает сторонних перевозчиков для доставки товаров покупателям автомобильным транспортом (то есть заключает договор перевозки), то помимо УПД должна также оформляться транспортная накладная, с 01.09.2026 - электронная транспортная накладная.

Обоснование позиции:

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами, т.е. оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Одними из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются, в частности, содержание факта хозяйственной жизни и подписи совершивших его лиц (п. 4, п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Составлен он должен быть при совершении сделки, события, операции либо непосредственно после окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Понятие счета-фактуры раскрывается в ст. 169 НК РФ: это документ, служащий основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету, Его форма не предусматривает в качестве реквизитов содержание факта хозяйственной жизни (сделки, события, операции) и подписи ответственных лиц со стороны контрагента; п. 3 ст. 168 НК РФ отводит на составление счета-фактуры до пяти календарных дней.

Счет-фактура не является оправдательным документом ни для одной хозяйственной операции (см., например, письмо Минфина России от 25.06.2007 N 03-03-06/1/392, где сказано, что расходы на закупку товаров и материалов не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только на основании счета-фактуры).

Таким образом, счет-фактура - это документ, служащий исключительно для налогового, а не бухгалтерского учета.

В 2013 году ФНС России выступила с инициативой о замене накладных и актов универсальным передаточным документом (УПД), составляемым на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (см. письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Такой документ, поступивший от поставщика, может служить как подтверждением выставленной суммы НДС, так и подтверждением факта поставки.

В письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ приведен перечень самых распространенных фактов хозяйственной деятельности, которые могут быть оформлены УПД. Это любые операции отгрузки (передачи) имущества (кроме недвижимости) и имущественных прав, результатов выполненных работ, оказания услуг, включая факты отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

Использование УПД при оформления ряда фактов хозяйственной жизни позволяет одновременно выполнять требования как по составлению первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), так и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). Форма УПД рекомендована к применению:

- в статусе "1" (как счет-фактура и передаточный документ (акт));

- в статусе "2" (как передаточный документ (акт)).

Как указано в письме ФНС России от 22.08.2018 N АС-4-15/16298@, статуса для использования УПД только в качестве "Счет-фактура" не предусмотрено, поэтому, если передаточный документ не требуется, оформляется обычный счет-фактура.

Таким образом, оформленный УПД со статусом "1" уже содержит в себе все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Оформление по одной и той же операции одновременно УПД (со статусом "1") и отдельно товарной накладной со счетом-фактурой является избыточным и может стать причиной споров с налоговым органом, который может расценить такие дублирующие документы как неучтенные операции, что создает риск претензий со стороны контролирующего органа.

Соответственно, стороны договора поставки вправе использовать либо УПД (со статусом "1"), либо товарную накладную и счет-фактуру. Однако необходимо выбрать один из указанных вариантов и закрепить такой порядок в договоре.

В свою очередь, при поставке товаров (в том числе сырья, готовой продукции и пр.) используют, как правило, два вида накладных: товарно-транспортную (ТТН, форма N 1-Т) и транспортную (ТН)*(1).

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Транспортная накладная оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной*(2). Необходимость оформления такого первичного учетного документа, как транспортная накладная, обусловлена требованиями норм п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", п. 7 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200.

При заключении договора перевозки груза транспортная накладная, выступая в качестве перевозочного документа, служит доказательством наличия правоотношений между отправителем груза и перевозчиком и регулирует отношения сторон по договору перевозки груза, определяя условия перевозки (письма Минфина России от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703, от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407, ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

УПД не может заменить транспортную накладную (по форме ТН или N 1-Т), поскольку одна из ее функций - подтверждение заключения договора перевозки груза (п. 20 ст. 2 УАТ). УПД же перевозку не подтверждает.

Таким образом, одновременное оформление УПД и транспортной накладной является допустимым. УПД подтверждает факт передачи товара и является основанием для расчетов по НДС. Транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки и факт оказания транспортных услуг.

Напомним, что момент исполнения обязанности продавца передать товар определен ст. 458 ГК РФ.

Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

- вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;

- предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара (п. 1 ст. 458 ГК РФ).

В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. 2 ст. 458 ГК РФ).

Таким образом, транспортная накладная необходима в случае, если для доставки товара поставщик заключает с третьим лицом договор перевозки груза.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Счет-фактура (август 2026);

- Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях НДС (август 2026);

- Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в качестве первичного документа (в т.ч. накладной ТОРГ-12 и Акта выполненных работ) в целях учета расходов при налогообложении прибыли (август 2026).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Гентовт Ольга

Ответ прошел контроль качества

28 августа 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Главным отличием транспортной накладной от товарно-транспортной накладной является то, что ТН не может служить основанием для списания товара поставщиком и оприходования его покупателем ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. ТН является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки и основанием для учета транспортных расходов. Так, в ней, в отличие от ТТН, не отражается стоимость товара (за исключением указания в разделе 3 информации об объявленной стоимости (ценности) груза). Подробнее об этом смотрите в материале Энциклопедии решений. В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких - товарно-транспортную? (август 2026).

*(2) С 01.09.2026 транспортная накладная формируется в виде электронной ТН. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, определяет случаи, при которых ТН оформляется на бумажном носителе. Данные изменения введены Федеральным законом от 07.06.2025 N 140-ФЗ. Смотрите в этой связи:

- Вопрос: Необходимость составления электронной транспортной накладной и регистрации на "ГосЛог" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2026 г.);

- Вопрос: Необходимость оформления электронных транспортных накладных (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2026 г.);

- Вопрос: Оформление электронных транспортных накладных с 01.09.2026 организацией - заказчиком перевозки (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2026 г.).