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1import{E as v,q as f,t as h,A as e}from"./index-DGVy8yui.js";import{S as x}from"./createLucideIcon-BNIkf1ut.js";import{C as y}from"./chevron-up-CFYr9Vuw.js";import{C as S}from"./chevron-down-DteSbmWC.js";const R=()=>{v();const[n,l]=f.useState(new Set(["objetivo"])),{data:c}=h("legal-pages?filters[slug][$eq]=procedimiento-habeas-data&populate=sections.table",null,{isCollection:!0}),i=Array.isArray(c)?c[0]:null,d=a=>{l(o=>{const r=new Set(o);return r.has(a)?r.delete(a):r.add(a),r})},p={rows:[{label:"Documento",value:"Procedimiento interno de atención de consultas y reclamos (Habeas Data)"},{label:"Responsable",value:"Umbra Group SAS"},{label:"Canal oficial",value:"[email protected]"},{label:"Área responsable",value:"Área Administrativa a cargo de Gerencia"},{label:"Plazos legales",value:"Consultas: 10 días hábiles | Reclamos: 15 días hábiles"},{label:"Versión",value:"1.0"}],version:"1.1",lastUpdate:"15 de abril de 2026"},m=[{id:"objetivo",title:"1. Objetivo",content:"Establecer el procedimiento formal interno de Umbra Group SAS para la recepción, radicación, gestión, respuesta y cierre de consultas y reclamos de Habeas Data presentados por los titulares de datos personales o sus causahabientes/apoderados, garantizando el cumplimiento de los plazos legales y la trazabilidad de cada caso.",type:"paragraph"},{id:"alcance",title:"2. Alcance",content:"Aplica a todas las áreas, colaboradores y canales de Umbra Group SAS que intervengan en el tratamiento de datos personales, incluyendo los sitios web, formularios, CRM, bases comerciales, procesos de selección, eventos, proveedores/contratistas y demás sistemas donde reposen datos personales de los titulares.",type:"paragraph"},{id:"marco-normativo",title:"3. Marco normativo de referencia",content:"Este procedimiento se desarrolla con base en la Constitución Política de Colombia (art. 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las directrices vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en armonía con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Umbra Group SAS.",type:"paragraph"},{id:"responsable",title:"4. Responsable del procedimiento y canal de atención",content:`Responsable del tratamiento: Umbra Group SAS (NIT 900.692.657-1)
2
3Canal oficial de Habeas Data (consultas y reclamos): [email protected]
4
5Dirección para notificaciones: Cra. 15 #93A-84 Of. 411, Bogotá, Colombia
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7Área responsable del procedimiento: Área Administrativa a cargo de Gerencia
8
9El área responsable coordina la atención de las solicitudes con las áreas operativas (Comercial, Marketing, Talento Humano, Operaciones/Eventos, Compras, Tecnología/Soporte u otras que apliquen) según la naturaleza de los datos y la finalidad del tratamiento.`,type:"paragraph"},{id:"definiciones",title:"5. Definiciones operativas (para este procedimiento)",content:["Consulta: solicitud mediante la cual el titular busca conocer la información personal que repose en una base de datos de Umbra Group SAS o recibir información sobre el tratamiento que se le da a sus datos.","Reclamo: solicitud mediante la cual el titular pide la corrección, actualización o supresión de datos, revoca la autorización (cuando proceda) o manifiesta un presunto incumplimiento de la normatividad de protección de datos personales.","Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.","Causahabiente / apoderado: persona que actúa válidamente en representación del titular."],type:"list"},{id:"tipos-solicitudes",title:"6. Tipos de solicitudes que atiende Umbra Group SAS",content:["Conocer qué datos personales tiene Umbra Group SAS sobre el titular","Solicitar actualización o rectificación de datos","Solicitar supresión de datos (cuando proceda)","Revocar autorización para ciertas finalidades (cuando proceda)","Oponerse o restringir el uso en ciertos canales (p. ej., marketing)","Consultar finalidades, origen de los datos o canal de recolección","Presentar reclamos por uso indebido, errores, desactualización o falta de atención"],type:"list"},{id:"requisitos",title:"7. Requisitos mínimos de la solicitud",content:`Para facilitar la atención, la solicitud debe incluir en lo posible:
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11a) Nombre completo del titular (o de su representante)
12
13b) Documento de identificación (según aplique)
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15c) Datos de contacto para responder (correo y/o teléfono)
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17d) Descripción clara de la consulta o reclamo
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19e) Información o soporte relevante (capturas, correos, fecha aproximada, formulario, campaña, etc.)
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21f) Si actúa como apoderado o representante, soporte de la representación
22
23Si la información es insuficiente para atender el reclamo, Umbra Group SAS podrá solicitar aclaración o información adicional al solicitante.`,type:"paragraph"},{id:"plazos",title:"8. Plazos legales y control de tiempos (obligatorio)",content:`Umbra Group SAS deberá gestionar las solicitudes dentro de los plazos legales aplicables:
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25- Consultas: hasta diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
26- Reclamos: hasta quince (15) días hábiles contados desde el día hábil siguiente a la recepción completa del reclamo.
27
28Control operativo:
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30- Toda solicitud debe radicarse el mismo día hábil de su recepción o, a más tardar, al siguiente día hábil.
31- El área responsable debe clasificar la solicitud como CONSULTA o RECLAMO desde la radicación.
32- Se debe registrar fecha de vencimiento y responsable de respuesta.
33- Si se requiere información adicional para tramitar el reclamo, deberá dejarse evidencia del requerimiento enviado y del estado del caso.`,type:"paragraph"},{id:"flujo",title:"9. Flujo del procedimiento (paso a paso)",content:`Paso 1. Recepción
34- La solicitud se recibe por [email protected] (canal principal) o por remisión interna desde otros canales.
35- Si llega por otro canal (comercial, soporte, redes, eventos), el colaborador receptor debe remitirla de inmediato al canal oficial y al área responsable.
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37Paso 2. Radicación
38- Registrar la solicitud en una matriz, ticket o sistema de control.
39- Asignar ID de caso.
40- Registrar fecha/hora de recepción, tipo preliminar (consulta/reclamo), titular, canal y resumen.
41
42Paso 3. Validación inicial e identidad
43- Verificar que la solicitud sea legible y tenga información mínima.
44- Validar identidad del titular o calidad de representante, según el riesgo y tipo de dato.
45- Si falta información para el trámite, solicitarla y dejar evidencia de la comunicación.
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47Paso 4. Clasificación y asignación
48- Clasificar definitivamente el caso como CONSULTA o RECLAMO.
49- Identificar las áreas/sistemas involucrados (CRM, mailing, RRHH, proveedores, formularios, etc.).
50- Asignar responsable interno y fecha objetivo de respuesta.
51
52Paso 5. Investigación y recopilación de información
53- Consultar las bases y sistemas involucrados.
54- Verificar origen del dato, finalidades, autorizaciones, estado de preferencias, historial de contacto o soportes.
55- Validar si existe obligación legal/contractual que limite la supresión total.
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57Paso 6. Elaboración de respuesta
58- Preparar respuesta clara, completa y en lenguaje comprensible.
59- Indicar acciones ejecutadas (actualización, supresión, revocatoria, restricción, corrección) o razones por las cuales no procede total/parcialmente.
60- Incluir, cuando aplique, la fecha efectiva de la actualización en sistemas.
61
62Paso 7. Envío y cierre
63- Enviar la respuesta al correo o canal informado por el solicitante.
64- Registrar fecha/hora de envío.
65- Cerrar el caso en la matriz/sistema.
66- Archivar soportes y evidencias asociadas (solicitud, validaciones, respuesta, pantallazos, logs, etc.).`,type:"paragraph"},{id:"consultas",title:"10. Procedimiento específico para consultas",content:`10.1. Definición operativa
67Las consultas se orientan a informar al titular sobre los datos personales que reposan en Umbra Group SAS, su tratamiento, finalidades, origen o estado.
68
6910.2. Gestión
70- Radicar y clasificar como CONSULTA.
71- Verificar identidad del titular o representante.
72- Recolectar la información relevante en los sistemas de la compañía.
73- Consolidar y responder dentro del plazo legal.
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7510.3. Respuesta
76La respuesta a una consulta debe ser clara y suficiente, indicando al menos:
77- Confirmación de si Umbra Group SAS trata datos del titular
78- Categorías o tipos de datos que reposan
79- Finalidades del tratamiento asociadas
80- Canales u origen de recolección (si se puede determinar)
81- Estado de autorizaciones o preferencias (cuando aplique)
82- Canal para presentar reclamo si el titular identifica inconsistencias`,type:"paragraph"},{id:"reclamos",title:"11. Procedimiento específico para reclamos",content:`11.1. Definición operativa
83Los reclamos buscan corregir, actualizar, suprimir datos, revocar autorizaciones (cuando proceda) o reportar presuntos incumplimientos.
84
8511.2. Gestión
86- Radicar y clasificar como RECLAMO.
87- Verificar identidad y requisitos mínimos.
88- Si el reclamo es incompleto, solicitar aclaración/información adicional y registrar el requerimiento.
89- Consultar áreas y sistemas involucrados.
90- Evaluar procedencia jurídica/operativa (p. ej., supresión no total por obligación legal de conservación).
91
9211.3. Respuesta y ejecución
93La respuesta deberá indicar:
94- Resumen del reclamo presentado
95- Verificaciones realizadas
96- Decisión (procede / procede parcialmente / no procede)
97- Acciones ejecutadas y fecha de ejecución (si procede)
98- Fundamento de la decisión, cuando aplique
99- Canal de contacto para seguimiento
100
10111.4. Reclamos sobre marketing / comunicaciones
102Cuando el titular solicite dejar de recibir comunicaciones comerciales:
103- Actualizar preferencias en CRM, mailing y listas de difusión aplicables.
104- Registrar fecha de exclusión o desuscripción.
105- Conservar evidencia de la atención para trazabilidad.`,type:"paragraph"},{id:"casos-especiales",title:"12. Casos especiales y criterios de decisión",content:`a) Solicitud de supresión de datos
106Procede cuando no exista deber legal o contractual de conservación que obligue a mantener total o parcialmente los datos. En caso de no proceder totalmente, Umbra Group SAS podrá restringir el tratamiento a la finalidad estrictamente necesaria.
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108b) Revocatoria de autorización
109Se atenderá cuando proceda según la finalidad y las bases legales aplicables, sin afectar tratamientos necesarios para cumplir obligaciones legales/contractuales vigentes.
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111c) Solicitudes reiteradas o duplicadas
112Se podrán consolidar en un mismo caso si corresponden al mismo asunto, dejando trazabilidad.
113
114d) Solicitudes por canales no oficiales
115Deben redirigirse a [email protected] y registrarse una vez recibidas formalmente.`,type:"paragraph"},{id:"roles",title:"13. Roles y responsabilidades",content:`Gerencia
116- Aprobar el procedimiento y supervisar su implementación.
117
118Área Administrativa a cargo de Gerencia (líder del procedimiento)
119- Administrar el canal de Habeas Data.
120- Radicar, clasificar y controlar tiempos.
121- Coordinar la recolección de información con las áreas involucradas.
122- Revisar calidad de respuesta y evidencias de cierre.
123- Mantener matriz/ticket de trazabilidad.
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125Áreas operativas (Comercial, Marketing, Talento Humano, Operaciones/Eventos, Compras, Soporte/Tecnologia)
126- Atender requerimientos internos dentro de los tiempos definidos.
127- Ejecutar actualizaciones, correcciones o restricciones en sus sistemas.
128- Confirmar por escrito las acciones realizadas.
129- Remitir de inmediato las solicitudes recibidas por canales distintos al oficial.
130
131Tecnología / Soporte
132- Apoyar extracción de registros, logs y evidencias técnicas.
133- Ejecutar o apoyar bloqueos, restricciones y ajustes en sistemas cuando aplique.
134- Preservar trazabilidad de acciones relevantes.`,type:"paragraph"},{id:"matriz",title:"14. Matriz mínima de control de consultas y reclamos (campos sugeridos)",content:`Campos sugeridos:
135
1361. ID del caso
1372. Fecha y hora de recepción
1383. Canal de recepción
1394. Nombre del titular / representante
1405. Tipo de solicitud (Consulta / Reclamo)
1416. Tema (actualización, supresión, revocatoria, marketing, acceso, etc.)
1427. Responsable interno líder
1438. Áreas involucradas
1449. Fecha límite de respuesta
14510. Estado (abierto / en gestión / respondido / cerrado)
14611. Fecha de respuesta
14712. Resultado (procede / parcial / no procede)
14813. Evidencias asociadas (ruta/carpeta/sistema)
14914. Observaciones`,type:"paragraph"},{id:"plantilla",title:"15. Plantilla breve de acuse de recibo (sugerida)",content:`Asunto: Confirmación de recepción de solicitud Habeas Data – Umbra Group SAS
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151"Hola, hemos recibido su solicitud relacionada con protección de datos personales. Su caso ha sido radicado con el ID [ID-CASO]. Umbra Group SAS gestionará su solicitud conforme a la normatividad aplicable y responderá dentro de los términos legales, a través de este mismo canal. Si requerimos información adicional para tramitar su solicitud, se la solicitaremos por este medio."`,type:"paragraph"},{id:"conservacion",title:"16. Conservación de evidencias del trámite",content:"Umbra Group SAS deberá conservar evidencia razonable de cada caso atendido, incluyendo como mínimo: solicitud recibida, verificación o validación realizada, comunicaciones enviadas, soportes de consulta en sistemas, acciones ejecutadas y respuesta final. Estas evidencias deben custodiarse con acceso restringido, en coherencia con el lineamiento de gestión y conservación de evidencias de autorización y las políticas de seguridad de la información de la compañía.",type:"paragraph"},{id:"seguimiento",title:"17. Seguimiento, mejora y actualización",content:"Se recomienda realizar revisiones periódicas (al menos anuales) del presente procedimiento y de una muestra de casos para verificar cumplimiento de tiempos, calidad de respuestas, trazabilidad y oportunidades de mejora. El procedimiento podrá actualizarse por cambios normativos, operativos o tecnológicos.",type:"paragraph"},{id:"vigencia",title:"18. Vigencia",content:`El presente Procedimiento de Atención de Consultas y Reclamos (Habeas Data) entra en vigor desde su aprobación interna por Umbra Group SAS y será de obligatorio cumplimiento para las áreas involucradas.
152
153Canal oficial de Habeas Data: [email protected]`,type:"paragraph"}],s=i!=null&&i.sections&&i.sections.length>0&&i.sections[0].topBoxes?i.sections[0].topBoxes:p,u=i!=null&&i.sections&&i.sections.length>0?i.sections.map(a=>({...a,content:a.content})):m.map(a=>({...a,content:Array.isArray(a.content)?a.content.map(o=>`- ${o}`).join(`
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