https://www.u-know.ai/assets/chapter2-DV5Sc9E4.js

1const e=[{id:"section-2",number:"2",title:"Der Funktionsumfang von U‑KNOW.AI",level:1,content:[]},{id:"section-2-1",number:"2.1",title:"Allgemeine Informationen zum U‑KNOW.AI Funktionsumfang",level:2,content:[{type:"text",content:"Die Connections zu den Speichersystemen sind in U‑KNOW.AI auf API-Basis eingebunden. Das bedeutet, werden in U‑KNOW.AI Funktionen wie kopieren, verschieben, löschen oder Freigaben ausgeführt, finden diese auf dem zugrundeliegenden Speichersystem statt. Dabei wird auch die Papierkorbfunktion der Speichersysteme angewandt, sodass Dateien vom Anwender selbst bei Bedarf wiederhergestellt werden können."},{type:"text",content:"Nicht alle Speichersystem-Anbieter bieten den gleichen Funktionsumfang."},{type:"text",content:"Steht eine Funktion in der U‑KNOW.AI nicht zur Verfügung, ist diese ausgeblendet oder inaktiv gesetzt."},{type:"text",content:"Aktuell umfassen in allen U‑KNOW.AI Produktvarianten hinsichtlich der Connections folgende Funktionsumfänge in Abhängigkeit von den Nutzerrechten der Anwender auf dem jeweiligen Speichersystem:"},{type:"list-item",content:"Nutzung der Clients für alle verfügbaren Betriebssysteme"},{type:"list-item",content:"Einbindung aller privaten Speichersysteme, die in U‑KNOW.AI abgebildet sind"},{type:"list-item",content:"Lesen von Dateien und Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Ändern von Dateien und Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Kopieren von Dateien und Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Verschieben von Dateien und Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Nutzung des einfachen Uploads von Dateien"},{type:"list-item",content:"Nutzung des Smart Uploads"},{type:"list-item",content:"Nutzung des Chats zu Dateien"},{type:"list-item",content:"Einsicht in die Datei-Historie"},{type:"list-item",content:"Suche in Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Globale Suche nach Dateien"},{type:"list-item",content:"Verwendung von Suchansichten"},{type:"list-item",content:"Teilen von Dateien und Verzeichnissen"},{type:"list-item",content:"Gemeinsames Arbeiten an Dateien"},{type:"text",content:"Ergänzend zu den v. g. Connections stehen sogenannte U‑KNOW.AI Connections Basic Anbindungen zur Verfügung. Bei diesen ist das Datei-Management nicht abgebildet, sondern es wird auf die vorhandenen Daten und Dateien nur lesend zugegriffen, die Daten werden indiziert, zum Beispiel für die Suche oder wenn man über die U‑KNOW.AI AI Fragen über die Daten stellen möchte."}]},{id:"section-2-2",number:"2.2",title:"Uploads von Dateien über U‑KNOW.AI",level:2,content:[]},{id:"section-2-2-1",number:"2.2.1",title:"Direkter Datei-Upload",level:3,content:[{type:"text",content:"Wie im vorherigen Punkt schematisch hinsichtlich des Verlaufs dargestellt, können Dateien direkt über U‑KNOW.AI auf den angebundenen Speichersystemen (Connections) abgelegt werden."},{type:"text",content:"Hierzu steht in den U‑KNOW.AI Clients 'File Upload' über die Schaltfläche und das Kontext-Menü (Rechts-Klick oder Zwei-Finger-Tipp) zur Verfügung."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image9.webp"},{type:"text",content:"Auch wenn eine Datei per Drag & Drop oder über die 'Smart Upload' Schaltfläche an die U‑KNOW.AI übergeben wird, kann sie ohne den Smart Upload abgelegt werden."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image10.webp"}]},{id:"section-2-2-2",number:"2.2.2",title:"Smart Upload",level:3,content:[{type:"text",content:"Für die Anwendung einer strukturierten Datei-Ablage, wie sie im Allgemeinen bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bekannt ist, steht in der U‑KNOW.AI die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumententypen mit entsprechenden Tags zu erstellen, sodass die in U‑KNOW.AI integrierte KI bei wiederkehrenden Dokumenten die Dokumententypen und deren Inhalte, die in den Tags gespeichert werden, automatisch erkennt und befüllt."},{type:"text",content:"Ein großer Vorteil der U‑KNOW.AI liegt darin, dass für die Nutzung der DMS-Funktionalität die eingebundenen Speichersysteme verwendet werden können, und nicht ein zusätzliches Speichersystem, zum Beispiel eines DMS-Anbieters."},{type:"text",content:"So kann man Fotos, Präsentationen oder Belege auch auf einem Google Drive Laufwerk, in SharePoint oder einem eigenen, verschlüsselten Speichersystem wie den U‑KNOW Storage abgelegen."},{type:"text",content:"Wird eine Datei per Smart Upload an U‑KNOW.AI übergeben, startet diese mit einem erweiterten Funktionsumfang. Dabei kann eine eingerichtete Connection ausgewählt werden und die KI (künstliche Intelligenz) der U‑KNOW.AI schlägt entsprechende Dokumententypen vor, wenn diese eingerichtet und antrainiert wurden. Anschließend werden Tag-Inhalte automatisch befüllt und die Datei in das im Dokumententypen definierte Verzeichnis unter dem definierten Dateinamen hochgeladen."}]},{id:"section-2-2-2-1",number:"2.2.2.1",title:"Ausführung des Smart Uploads",level:4,content:[{type:"image",src:"/images/docs/word/image11.webp"},{type:"text",content:"Durch Auswahl 'Smart Upload' im linken oberen Bereich in der Desktop App, im Webclient oder am Tablet."},{type:"text",content:"Per Drag & Drop in der Desktop App oder per Auswahl in der Smartphone App."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image12.webp"},{type:"image",src:"/images/docs/word/image13.webp"},{type:"text",content:"In der Smartphone App steht auch eine Dokumenten-Scan-Funktion zur Verfügung."},{type:"text",content:"Nach Start des Smart Uploads, wie im vorherigen Punkt beschrieben, zeigt U‑KNOW.AI zunächst die eingerichteten Speichersysteme an."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image14.webp"},{type:"text",content:"In diesem Beispiel wird die 'SharePoint Demo FAV-P' ausgewählt, dort wurde ein entsprechender Dokumententyp für eine Eingangsrechnung konfiguriert."},{type:"text",content:"Nach Auswahl des Speichersystems schlägt U‑KNOW.AI die passende Dokumenten-Bibliothek vor, wenn für diesen Absender die KI antrainiert wurde. Dies ist der Fall, wenn ein bis zwei Rechnungen - in dem Beispiel von 'FAV Production' über die U‑KNOW.AI erfasst wurden."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image15.webp"},{type:"text",content:"Es besteht die Möglichkeit manuell einen Dokumententyp auszuwählen oder den Vorgang ohne Smart Upload fortzusetzen."},{type:"text",content:"Wählt man die Dokumenten-Bibliothek aus, startet die KI der U‑KNOW.AI die Dokumententyp-Erkennung."}]},{id:"section-2-2-2-2",number:"2.2.2.2",title:"Ablauf beim Smart Upload bei noch nicht antrainierten Dokumenten-Kombinationen",level:4,content:[{type:"text",content:"Die Basis für die automatisierte Erkennung von Dokumentenarten und den dazugehörigen Dokumententypen ist, dass die Kombination der U‑KNOW.AI bekannt gemacht wurde."},{type:"text",content:"Dokumentenarten können laufende Rechnungen von einem bestimmten Absender, Vertragsdokumente aus der gleichen Vorlage, aber mit verschiedenen Vertragspartnern, usw. sein."},{type:"text",content:"Wird eine Dokumenten-Kombination zum ersten Mal in der U‑KNOW.AI angelernt, gilt folgender Ablauf basierend auf die vorher genannten Schritte."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image16.webp"},{type:"text",content:"In dem markierten Bereich rechts ist ersichtlich, dass es sich um eine neue Dokumenten-Kombination handelt, da die „Huber GmbH“ für Eingangsrechnungen nicht vorgeschlagen wird."},{type:"text",content:"Im rechten unteren Bereich kann der passende Dokumententyp ausgewählt werden."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image17.webp"},{type:"text",content:"In diesem Fall „FAV-P Finance - Eingangsrechnung“."}

1,{type:"text",content:"Da diese Dokumenten-Kombination noch nicht angelernt ist, sind die Tag-Inhalte zunächst leer."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image18.webp"},{type:"text",content:"Durch Auswahl der AI-Schaltfläche startet die U‑KNOW.AI mit der Erkennung und zeigt folgenden Bildschirm."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image19.webp"},{type:"text",content:"Dabei versucht das bei dieser Umgebung angebundene LLM die Tag-Inhalte maximal zu erkennen und auszulesen. Je nach Dokumentengröße kann die Verarbeitung entsprechend Zeit in Anspruch nehmen."},{type:"text",content:"Die Erkennungs-Qualität hängt sehr stark von der Qualität des Dokuments hinsichtlich der Auflösung und Erkennbarkeit und den „Prompts“ der Tag-Beschreibung ab - siehe 9.3 U‑KNOW.AI Tags."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image20.webp"},{type:"image",src:"/images/docs/word/image21.webp"},{type:"text",content:"Nach Prüfung der erkannten Tag-Inhalt und ggf. deren Korrektur und Ergänzung, kann der User mit der Auswahl „Upload“ das Hochladen der Datei starten."},{type:"text",content:"Die Dokumenten-Kombination ist somit angelernt und steht i. d. R. nach wenigen Minuten für die direkte Auswahl einer weiteren, in dem Fall Rechnung von der „Huber GbR“ zur Verfügung, auch wenn sich in einer neuen Rechnung der „Huber GbR“ andere Rechnungspositionen, Nummern und Werte befinden."}]},{id:"section-2-2-2-3",number:"2.2.2.3",title:"Ablauf beim Smart Upload bei antrainierten Dokumenten-Kombinationen",level:4,content:[{type:"text",content:"Wurde eine Dokumenten-Kombination bereits angelernt, schlägt die U‑KNOW.AI diese bei den „AI suggestions“ vor."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image22.webp"},{type:"image",src:"/images/docs/word/image23.webp"},{type:"text",content:"Nach Auswahl der entsprechenden Dokumenten-Kombination, liest die KI die Tag-Inhalte aus dem Dokument und befüllt die Tags mit den zu übernehmenden Inhalten."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image24.webp"},{type:"text",content:"Der Anwender muss lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung der Tag-Inhalte durchführen und diese ggf. korrigieren. Die KI lernt bei jedem Vorgang mit und die Erkennungsrate nimmt mit jedem Smart Upload des Dokumententyps weiter zu."},{type:"text",content:"Entspricht die Erkennungsrate bei wiederholten Vorgängen zu angelernten Dokumenten-Kombinationen noch nicht mindestens 95 bis 100%, kann dies über die Tag-Konfiguration weiter verbessert werden - siehe 9.3 U‑KNOW.AI Tags."}]},{id:"section-2-2-2-4",number:"2.2.2.4",title:"Ergänzende Informationen zum Smart Upload",level:4,content:[{type:"text",content:"Wie in dem vorherigen Screenshot rechts unten zu erkennen ist, wird durch Auswahl von 'Upload' die Datei auf das in dem Dokumententyp definierte Speichersystem in dem definierten Verzeichnis und mit dem definierten Dateinamen hochgeladen."},{type:"text",content:"Der Dateiname kann vor dem Upload über 'Custom filename' noch manuell geändert werden - siehe auch Bereich Dokumententyp-Erstellung."},{type:"text",content:"Die User stellen uns oft die Frage, warum nicht grundsätzlich einfach die Tag-Erkennung über die KI-Funktion gestartet wird, ohne eine Dokumenten-Kombination anzulernen. Dokumenten-Kombinationen haben den ganz klaren Vorteil, dass auch mit Context-Tags gearbeitet werden kann, die das Speichern von Informationen zu einem Dokument erlauben, die nicht in dem Dokument oder der Datei selbst enthalten sind, zum Beispiel bei Eingangsrechnungen Buchungsinformationen, wie Kostenstelle, Buchungskonto, usw. Daraus können dann wieder fast beliebige Workflows gestartet werden. Ist die Funktionalität über Context-Tags nicht erforderlich oder gewollt, können die Tag-Inhalte auch rein über die KI-Erkennung in U‑KNOW.AI, wie unter Punkt 2.2.2.2 beschreiben, vorgenommen werden."}]},{id:"section-2-3",number:"2.3",title:"Chat",level:2,content:[{type:"text",content:"Für jede Datei steht in U‑KNOW.AI die Chat-Funktion zur Verfügung, sodass sich die Beteiligten nicht umständlich über eine weitere Applikation, wie zum Beispiel per E-Mail-Programm, austauschen müssen."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image25.webp"},{type:"text",content:"Gewünschte Anwender, die in der Dokumenten Bibliothek Nutzer sind in der die Datei abgelegt ist, können über das @-Zeichen direkt adressiert werden."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image26.webp"},{type:"text",content:"Die adressierten Anwender erhalten eine Mail-Benachrichtigung inklusive Link direkt zu der Datei in U‑KNOW.AI, um direkt in den Chat einsteigen zu können."},{type:"text",content:"Zudem werden neue Nachrichten in U‑KNOW.AI angezeigt, der Zähler beim Glocken-Symbol am Desktop zeigt die Anzahl der neuen Nachrichten an."}]},{id:"section-2-4",number:"2.4",title:"Versionen und Historie",level:2,content:[{type:"text",content:"Zu jeder Datei, die über U‑KNOW.AI gemanagt wird, steht eine umfassende und revisionssichere Historie zur Verfügung."},{type:"text",content:"In der Historie sind folgende Aktionen rund um U‑KNOW.AI dokumentiert:"},{type:"text",content:"Erstellung der Datei"},{type:"text",content:"Kopieren oder Verschieben einer Datei"},{type:"text",content:"Änderungen von Tag-Inhalten"},{type:"text",content:"Umbenennen von Dateien"},{type:"image",src:"/images/docs/word/image27.webp"},{type:"text",content:"Auf die vorhandenen Versionen kann ebenfalls zurückgegriffen werden."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image28.webp"}]},{id:"section-2-5",number:"2.5",title:"Teilen von Dateien und Verzeichnissen",level:2,content:[{type:"text",content:"Je nach Funktionsumfang, den das angebundene Speichersystem bietet, können über die Teilen-Funktion in U‑KNOW.AI Dateien und Verzeichnisse geteilt werden."},{type:"text",content:"Die Berechtigungen und Möglichkeiten richten sich dabei nach dem jeweiligen Speichersystem. Eventuelle Einschränkungen sind bei den Speichersystem-Beschreibungen vermerkt."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image29.webp"}]},{id:"section-2-6",number:"2.6",title:"Gemeinsames Arbeiten an Dateien",level:2,content:[{type:"text",content:"Wie von Cloud-Anwendungen gewohnt, können auch über U‑KNOW.AI Office-Dateien, wie Word, Excel oder PowerPoint, von mehreren Anwendern/-innen gleichzeitig bearbeitet werden, soweit dies der Speichersystem-Anbieter unterstützt, was bei den jeweiligen Connections dokumentiert ist."},{type:"image",src:"/images/docs/word/image30.webp"},{type:"text",content:"Durch Auswahl der Öffnen-Schaltfläche wird direkt das 

1im Betriebssystem verbundene Programm gestartet. Durch Auswahl des Pfeils nach unten bei „Öffnen“/“Open“ wird auch das Online-bearbeiten angeboten. Das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ist bei allen Möglichkeiten gegeben, es kann Einschränkungen bei den Connections geben, das ist bei der Beschreibung zu den Connections jeweils vermerkt."}]}];export{e as chapter2Sections};